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10 guías · 40 pasos

Aprende a usar LexFlow

Guías visuales paso a paso para dominar la contratación pública.

1

Primeros pasos Gratis

Registro, verificación RUES y tu primer vistazo al dashboard.

  1. 1Crea tu cuentaRegistro con email y contraseña. Verificación por código OTP.

    Objetivo. Crear tu identidad en el ecosistema Lex Platform.

    Por qué es importante. Una sola cuenta te da acceso a todos los productos: LexFlow, LexKo y LexPlus.

    Flujo paso a paso

    1. Ingresa tu email
    2. Crea una contraseña segura
    3. Verifica con código OTP
    4. Cuenta activada
  2. 2Valida tu empresaIngresa el NIT y LexFlow consulta automáticamente el RUES para validar tu empresa.

    Objetivo. Vincular tu empresa al registro público colombiano.

    Por qué es importante. La validación RUES asegura que los datos de tu empresa son oficiales y confiables para las licitaciones.

    Flujo paso a paso

    1. Ingresa el NIT
    2. Consulta automática al RUES
    3. Datos pre-llenados
    4. Empresa verificada
  3. 3Completa tu perfilNombre, cargo, teléfono. Tu equipo te verá en las asignaciones.

    Objetivo. Identificarte dentro del equipo de trabajo.

    Por qué es importante. Cuando te asignen responsabilidades en un proceso, tu equipo necesita saber quién eres.

    Flujo paso a paso

    1. Nombre y apellido
    2. Cargo en la empresa
    3. Teléfono de contacto
    4. Perfil completo
  4. 4Explora el dashboardKPIs de procesos en seguimiento, valor total, próximos cierres y compatibilidad promedio.

    Objetivo. Tener una visión general de tu actividad en contratación pública.

    Por qué es importante. El dashboard te muestra en un vistazo cuántas oportunidades tienes, su valor y qué tan cerca están los cierres.

    Flujo paso a paso

    1. KPIs principales
    2. Procesos en seguimiento
    3. Próximos cierres
    4. Actividad reciente
2

Buscar licitaciones Gratis

Encuentra oportunidades en SECOP con filtros avanzados.

  1. 1Accede a BúsquedaDesde el menú lateral, entra a Búsqueda SECOP.

    Objetivo. Conectarte directamente con la base de datos de contratación pública.

    Por qué es importante. SECOP es la fuente oficial de todas las licitaciones del Estado colombiano. LexFlow te da acceso filtrado y organizado.

    Flujo paso a paso

    1. Abre el menú lateral
    2. Click en Búsqueda SECOP
    3. Conexión directa con SECOP
    4. Resultados en tiempo real
  2. 2Aplica filtrosDepartamento, modalidad (licitación, concurso, mínima cuantía), estado y rango de fechas.

    Objetivo. Reducir miles de procesos a solo los que te interesan.

    Por qué es importante. Sin filtros verías miles de resultados. Con filtros encuentras exactamente lo que tu empresa puede ganar.

    Flujo paso a paso

    1. Selecciona departamento
    2. Elige modalidad
    3. Rango de fechas
    4. Resultados filtrados
  3. 3Revisa resultadosTabla con entidad, objeto, valor, fecha de cierre y compatibilidad UNSPSC.

    Objetivo. Evaluar rápidamente si un proceso vale la pena.

    Por qué es importante. La compatibilidad UNSPSC te dice automáticamente qué tan bien coincide el proceso con la experiencia de tu empresa.

    Flujo paso a paso

    1. Vista en tabla
    2. Entidad contratante
    3. Valor del proceso
    4. Compatibilidad %
  4. 4Sigue un procesoClick en "Seguir" para agregarlo a tu pipeline de trabajo.

    Objetivo. Agregar el proceso a tu pipeline para trabajarlo.

    Por qué es importante. Al seguir un proceso, recibirás alertas de cambios, podrás asignar responsables y construir tu propuesta.

    Flujo paso a paso

    1. Revisa el detalle
    2. Click en Seguir
    3. Aparece en tu Pipeline
    4. Alertas activadas
3

Pipeline de seguimiento Gratis

Gestiona tus procesos con Kanban, tabla, calendario y embudo.

  1. 14 vistas disponiblesTabla, Kanban (drag & drop), Calendario y Pipeline (embudo de conversión).

    Objetivo. Ver tus procesos de la forma que más te sirva.

    Por qué es importante. Cada vista resuelve una necesidad distinta: la tabla para datos, el Kanban para flujo, el calendario para plazos.

    Flujo paso a paso

    1. Vista Tabla
    2. Vista Kanban
    3. Vista Calendario
    4. Vista Embudo
  2. 28 estados del procesoNuevo → En Revisión → Viable → En Preparación → Presentado → Adjudicado / No Adjudicado / Descartado.

    Objetivo. Saber exactamente en qué etapa está cada proceso.

    Por qué es importante. Los estados te permiten medir tu tasa de conversión: de cuántos procesos que revisas, cuántos ganas.

    Flujo paso a paso

    1. Nuevo
    2. En Revisión
    3. Viable
    4. En Preparación → Presentado
  3. 3Detalle del procesoClick en cualquier proceso para ver datos SECOP, notas, responsables y documentos.

    Objetivo. Tener toda la información del proceso en un solo lugar.

    Por qué es importante. No necesitas ir a SECOP manualmente. Todo está consolidado: datos, documentos, notas de equipo y plazos.

    Flujo paso a paso

    1. Datos SECOP
    2. Notas del equipo
    3. Responsables
    4. Documentos adjuntos
  4. 4Prioriza y asignaMarca prioridad (alta/media/baja) y asigna responsables de tu equipo.

    Objetivo. Organizar el trabajo del equipo por importancia.

    Por qué es importante. Con múltiples procesos activos, la priorización evita que se pierdan oportunidades por falta de tiempo.

    Flujo paso a paso

    1. Marca prioridad
    2. Asigna responsable
    3. Notificación al equipo
    4. Tarea asignada
4

Analizar pliegos Business

Sube documentos de pliego y obtén un análisis estructurado.

  1. 1Sube los pliegosArrastra archivos PDF o Word al uploader. LexFlow los procesa automáticamente.

    Objetivo. Centralizar los documentos del proceso para análisis.

    Por qué es importante. Los pliegos contienen todos los requisitos que debes cumplir. Tenerlos en la plataforma permite analizarlos sistemáticamente.

    Flujo paso a paso

    1. Arrastra archivos
    2. PDF o Word
    3. Procesamiento automático
    4. Pliegos cargados
  2. 2Análisis automáticoExtracción de requisitos habilitantes, criterios de evaluación y plazos clave.

    Objetivo. Entender qué pide la entidad sin leer 200 páginas.

    Por qué es importante. El análisis extrae lo esencial: qué documentos necesitas, qué criterios evalúan y cuáles son las fechas límite.

    Flujo paso a paso

    1. Extracción de texto
    2. Requisitos habilitantes
    3. Criterios de puntaje
    4. Plazos identificados
  3. 3Concordancia UNSPSCCompara los códigos requeridos con la experiencia registrada de tu empresa.

    Objetivo. Saber si tu empresa cumple con los códigos de experiencia requeridos.

    Por qué es importante. Si no cumples los códigos UNSPSC, tu propuesta será rechazada. Este análisis te lo dice antes de invertir tiempo.

    Flujo paso a paso

    1. Códigos del pliego
    2. Cruce automático
    3. Tu experiencia RUP
    4. Porcentaje de match
  4. 4Resumen ejecutivoVista consolidada de todo lo que necesitas para decidir si participar.

    Objetivo. Tomar la decisión de participar o descartar con información completa.

    Por qué es importante. Cada propuesta cuesta tiempo y dinero. El resumen te ayuda a decidir rápido si vale la pena invertir recursos.

    Flujo paso a paso

    1. Resumen consolidado
    2. Viable: participar
    3. No viable: descartar
    4. Siguiente paso
5

Constructor de propuestas Business

Arma tu propuesta con checklist por categoría y asigna responsables.

  1. 1Categorías organizadasÍndice, documentos jurídicos, habilitantes (financieros y técnicos), puntaje, propuesta económica y anexos.

    Objetivo. Estructurar tu propuesta siguiendo el formato estándar de contratación.

    Por qué es importante. Las entidades evalúan por categorías. Si un documento falta o está mal ubicado, tu propuesta puede ser rechazada.

    Flujo paso a paso

    1. 00 Índice
    2. 01 Jurídicos
    3. 02 Habilitantes
    4. 03 Puntaje + Económica
  2. 2Checklist de documentosCada documento tiene estado (pendiente/cargado/verificado), responsable y fecha límite.

    Objetivo. No olvidar ningún documento requerido.

    Por qué es importante. Una propuesta incompleta es una propuesta rechazada. El checklist asegura que todo esté listo antes de presentar.

    Flujo paso a paso

    1. Pendiente
    2. Cargado
    3. Verificado
    4. Responsable asignado
  3. 3Carga de archivosSube documentos directamente en cada categoría. Se almacenan en la nube de forma segura.

    Objetivo. Centralizar todos los documentos de la propuesta en un solo lugar.

    Por qué es importante. Almacenamiento seguro en la nube. Cada miembro del equipo puede acceder y cargar documentos desde cualquier lugar.

    Flujo paso a paso

    1. Sube archivo
    2. Almacenamiento seguro
    3. Acceso del equipo
    4. Descarga cuando necesites
  4. 4Cronograma del procesoImporta las fases y plazos desde SECOP. Visualiza la línea de tiempo completa.

    Objetivo. Conocer todas las fechas clave del proceso.

    Por qué es importante. Perder una fecha límite significa perder la oportunidad. El cronograma importado asegura que no se te pase nada.

    Flujo paso a paso

    1. Importar de SECOP
    2. Fases del proceso
    3. Fechas límite
    4. Alertas de vencimiento
6

Experiencia y RUP Business

Carga tu historial de contratos para matching automático.

  1. 1Carga tu RUPSube el Registro Único de Proponentes con tus contratos ejecutados.

    Objetivo. Registrar tu historial de contratos públicos y privados.

    Por qué es importante. La experiencia es el requisito más evaluado en licitaciones. Sin ella registrada, no puedes demostrar capacidad.

    Flujo paso a paso

    1. Sube el RUP
    2. Procesamiento automático
    3. Contratos indexados
    4. Experiencia registrada
  2. 2Dashboard de experienciaTotal de contratos, valor acumulado, años de experiencia y distribución por industria.

    Objetivo. Visualizar la fortaleza de tu empresa de un vistazo.

    Por qué es importante. Conocer tus números te permite elegir licitaciones donde tu experiencia es competitiva.

    Flujo paso a paso

    1. Total contratos
    2. Valor acumulado
    3. Años de experiencia
    4. Distribución por sector
  3. 3Matching automáticoLexFlow cruza tus códigos UNSPSC con los requeridos en cada licitación.

    Objetivo. Saber automáticamente qué procesos coinciden con tu experiencia.

    Por qué es importante. No pierdas tiempo en licitaciones donde no cumples los requisitos. El matching te dice dónde eres competitivo.

    Flujo paso a paso

    1. Tus códigos UNSPSC
    2. Cruce automático
    3. Porcentaje de match
    4. Recomendación
  4. 4Exporta a ExcelDescarga tu experiencia filtrada para adjuntar en propuestas.

    Objetivo. Generar el anexo de experiencia listo para presentar.

    Por qué es importante. Muchas entidades piden la experiencia en formato Excel. LexFlow te la genera filtrada y lista.

    Flujo paso a paso

    1. Filtra contratos
    2. Genera Excel
    3. Descarga
    4. Adjunta a propuesta
7

Capacidad financiera Business

Indicadores financieros y organizacionales de tu empresa.

  1. 1Datos de Cámara de ComercioMatrícula mercantil, capital social, objeto social y representación legal.

    Objetivo. Tener los datos legales de tu empresa centralizados.

    Por qué es importante. Estos datos se piden en casi todas las licitaciones. Tenerlos listos ahorra horas de preparación.

    Flujo paso a paso

    1. Matrícula mercantil
    2. Capital social
    3. Objeto social
    4. Representante legal
  2. 2Información financieraCarga estados financieros año a año para calcular indicadores.

    Objetivo. Calcular automáticamente tus indicadores financieros.

    Por qué es importante. Los indicadores financieros determinan si puedes participar. Si no los cumples, tu propuesta es rechazada.

    Flujo paso a paso

    1. Sube estados financieros
    2. Cálculo automático
    3. Indicadores generados
    4. Histórico año a año
  3. 3Capacidad financieraÍndice de liquidez, endeudamiento, razón de cobertura — calculados o editables.

    Objetivo. Verificar si cumples los requisitos financieros de cada licitación.

    Por qué es importante. Cada entidad define umbrales distintos. Conocer tus indicadores te permite evaluar rápidamente si calificas.

    Flujo paso a paso

    1. Liquidez
    2. Endeudamiento
    3. Razón de cobertura
    4. Editable si necesitas
  4. 4Capacidad organizacionalRentabilidad del patrimonio y del activo — requeridos en muchas licitaciones.

    Objetivo. Demostrar la solidez organizacional de tu empresa.

    Por qué es importante. Muchas licitaciones exigen rentabilidad mínima como garantía de que la empresa puede ejecutar el contrato.

    Flujo paso a paso

    1. Rentabilidad patrimonio
    2. Rentabilidad activo
    3. Cumple / No cumple
    4. Listo para adjuntar
8

Calendario y alertas Gratis

Hitos consolidados y notificaciones en tiempo real.

  1. 1Calendario de hitosVista consolidada de todas las fechas clave de tus procesos en seguimiento.

    Objetivo. Ver todos tus plazos en un solo lugar.

    Por qué es importante. Con múltiples procesos activos es fácil perder fechas. El calendario las consolida todas.

    Flujo paso a paso

    1. Vista mensual
    2. Hitos por fecha
    3. Detalle al hacer click
    4. Filtrar por estado
  2. 2Alertas configurablesCierres próximos, adendas publicadas, adjudicaciones y cambios en procesos.

    Objetivo. Enterarte inmediatamente de cualquier cambio relevante.

    Por qué es importante. Una adenda puede cambiar los requisitos o fechas. Si no te enteras a tiempo, puedes perder la oportunidad.

    Flujo paso a paso

    1. Alerta recibida
    2. Cierre próximo
    3. Adenda publicada
    4. Adjudicación
  3. 3Canales de notificaciónRecibe alertas por email, WhatsApp o dentro de la plataforma.

    Objetivo. Elegir cómo y dónde recibes las notificaciones.

    Por qué es importante. No siempre estás en la plataforma. WhatsApp y email aseguran que no se te pase nada.

    Flujo paso a paso

    1. Email
    2. WhatsApp
    3. In-app
    4. Configura preferencias
  4. 4Filtros inteligentesConfigura qué tipo de notificaciones quieres recibir y con qué frecuencia.

    Objetivo. Recibir solo lo que importa, sin ruido.

    Por qué es importante. Demasiadas notificaciones generan fatiga. Los filtros te permiten enfocarte en lo que realmente necesitas saber.

    Flujo paso a paso

    1. Selecciona tipos
    2. Define frecuencia
    3. Activa/desactiva
    4. Configuración guardada
9

Equipo y colaboración Gratis

Invita miembros, asigna roles y trabaja en equipo.

  1. 1Invita miembrosEnvía invitaciones por email. El invitado se une a tu empresa automáticamente.

    Objetivo. Agregar colaboradores a tu equipo de trabajo.

    Por qué es importante. Las licitaciones requieren trabajo en equipo: jurídico, financiero, técnico. Cada uno necesita acceso.

    Flujo paso a paso

    1. Envía invitación
    2. Acepta la invitación
    3. Se une a la empresa
    4. Miembro activo
  2. 2Roles del equipoPropietario (control total), Administrador (gestión) y Miembro (operación).

    Objetivo. Definir quién puede hacer qué dentro de la plataforma.

    Por qué es importante. Los roles protegen información sensible y organizan las responsabilidades del equipo.

    Flujo paso a paso

    1. Propietario
    2. Administrador
    3. Miembro
    4. Permisos por rol
  3. 3Asigna responsablesEn cada proceso y documento, asigna quién se encarga de cada tarea.

    Objetivo. Que cada persona sepa exactamente qué debe hacer.

    Por qué es importante. Sin asignación clara, las tareas se duplican o se olvidan. Los responsables aseguran que todo se cubra.

    Flujo paso a paso

    1. Selecciona proceso
    2. Asigna responsable
    3. Notificación enviada
    4. Tarea en progreso
  4. 4Actividad del equipoVe quién hizo qué: cargas de documentos, cambios de estado, notas agregadas.

    Objetivo. Tener visibilidad total de las acciones del equipo.

    Por qué es importante. Saber quién hizo qué y cuándo permite coordinar mejor y resolver problemas rápido.

    Flujo paso a paso

    1. Timeline de actividad
    2. Documentos cargados
    3. Cambios de estado
    4. Notas agregadas
10

Planes y facturación Gratis

Prueba gratuita de 45 días, planes Business y Enterprise.

  1. 145 días de pruebaAcceso completo a todas las funcionalidades Business sin tarjeta de crédito.

    Objetivo. Probar todo LexFlow sin compromiso.

    Por qué es importante. Tienes 45 días para evaluar cada funcionalidad antes de decidir si el plan pago se ajusta a tu empresa.

    Flujo paso a paso

    1. Registro gratuito
    2. Acceso completo
    3. 45 días de prueba
    4. Sin tarjeta requerida
  2. 2Plan GratisBúsqueda pública, seguimiento básico y calendario de cierres. Siempre gratis.

    Objetivo. Acceder a las funcionalidades esenciales sin costo.

    Por qué es importante. Puedes buscar licitaciones y hacer seguimiento básico sin pagar. Ideal para empezar.

    Flujo paso a paso

    1. Búsqueda pública
    2. Seguimiento básico
    3. Calendario de cierres
    4. Siempre gratis
  3. 3Plan BusinessConstructor de propuestas, análisis de pliegos, experiencia RUP y alertas avanzadas.

    Objetivo. Herramientas completas para ganar licitaciones.

    Por qué es importante. El plan Business incluye todo lo que necesitas para preparar propuestas profesionales y competitivas.

    Flujo paso a paso

    1. Constructor propuestas
    2. Análisis de pliegos
    3. Experiencia RUP
    4. Alertas avanzadas
  4. 4Plan EnterpriseTodo Business + usuarios ilimitados, soporte prioritario y personalización.

    Objetivo. Escalar tu operación de contratación pública.

    Por qué es importante. Para empresas grandes con múltiples equipos que necesitan colaboración avanzada y soporte dedicado.

    Flujo paso a paso

    1. Usuarios ilimitados
    2. Soporte prioritario
    3. Personalización
    4. Multi-equipo

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LexFlow, para ver el proceso antes. para leer el pliego con IA. para no perder un plazo. para armar la propuesta.

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